Como trocar de contabilidade?

Muitas são as responsabilidades dos contadores. Se esse sócio não atender às expectativas e obrigações da empresa, há grandes chances de ter problemas com o fisco posteriormente e acabar tendo que desembolsar muito dinheiro para corrigir o descumprimento.

Mas não são apenas as autoridades fiscais que estão impulsionando a mudança contábil. Outras questões também levam as empresas a trocar de contadores:

• baixa frequência;
• dificuldades de comunicação;
• não cumprir prazos;
• uso de ferramentas desatualizadas;
• falta de iniciativa;
• falha no monitoramento de mudanças na legislação;
• Em outros casos, o relacionamento com esse parceiro é gradualmente prejudicado.

Portanto, fica claro que a escolha de um serviço de contabilidade é uma decisão séria e que pode impactar uma empresa. Porém, se o empresário não estiver satisfeito com o trabalho, existem formas de lidar com a situação.

Para iniciar a troca é necessário notificar a contabilidade a ser desligada. A notificação deve conter os dados da empresa e a data de rescisão do contrato.

Normalmente, o contador tem trinta dias para separar todos os documentos cadastrais, contábeis, fiscais e pessoais da empresa para devolução ao proprietário.

Além dos documentos contábeis, é importante solicitar ao ex-contador o laudo de todas e quaisquer dívidas vigentes de municípios, estados e órgãos federais, bem como o parcelamento de eventuais débitos pendentes e a serem pagos. Continuado pelo novo escritório de contabilidade.

Para transferir formalmente o pessoal da contabilidade para o novo escritório de contabilidade, é recomendável preencher a cláusula de transferência de responsabilidade técnica.

Este é geralmente um procedimento fornecido pela própria empresa de contabilidade e não requer a intervenção da empresa transferida.

Como funciona a mudança do contador?

A mudança de contador funciona a partir da:

Revisão do contrato

A primeira coisa a fazer ao considerar mudar de contador é revisar seu contrato de serviço atual. Alguns profissionais e empresas utilizam cláusulas que preveem penalidades em caso de rescisão contratual ou obrigação de aviso prévio.

É preciso ficar atento a esse e outros pontos do documento para evitar problemas jurídicos posteriores por descumprimento do acordo – mesmo que o atual serviço de contabilidade deixe pendências no contrato.

Verificação de questões em aberto

Esse é um ponto importante: verifique se há pendências que seu atual contador deixou passar ou situações que ainda estão em processo de resolução, como parcelamento de dívidas municipais, estaduais e federais.

Uma dica é analisar documentos com até 5 anos para verificar se há erros ou pendências que ainda possam afetar sua empresa. Dá trabalho, mas é necessário: assim você evita surpresas durante o processo de alteração de conta.

Mas é importante lembrar: Mesmo após a mudança, todos e quaisquer erros anteriores ainda são de responsabilidade do departamento de contabilidade que funcionava na época.

Comunicação da troca

É necessário formalizar a decisão por e-mail ou carta registrada no correio e comunicar ao atual serviço de contabilidade que você será demitido do emprego. Este contato deve conter a data final para o fim do serviço, isso geralmente pode ser definido em até 30 dias após o pedido. São necessários todos os documentos (físicos e digitais), senhas e logins do atual contador. 

Solicitar relatório de situação cadastral para verificar se há mais pendências em diferentes áreas do governo e solicitar o envio de todos os documentos ao profissional/empresa que assumirá a contabilidade após o encerramento oficial do contrato.

Uma dica na hora de trocar de contador é formalizar a data de término do contrato no final do mês do cancelamento do contrato, para que os novos serviços de contabilidade comecem a funcionar no próximo período.

Alguns serviços, como o Contabilizei, podem fornecer o suporte e orientação necessários na hora de solicitar o histórico contábil.

Contratação de uma nova contabilidade 

A contratação de uma contabilidade já deve ter se iniciado assim que o processo de troca de contadores começar, você já deve estar procurando novos profissionais ou serviços de contabilidade. Embora ainda seja impossível liberar algo oficialmente até que o contrato com o antigo fornecedor termine, é possível verificar suas possibilidades e as necessidades de sua empresa em termos de contabilidade.

Outras dúvidas sobre o processo de troca contábil podem ser resolvidas por um serviço de contabilidade recém-contratado que será seu novo parceiro.

Para quem quer mudar de contador com segurança e sem constrangimentos, a Operação Contábil oferece soluções completas com agilidade. 

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