Posso trocar de contador?

Muitos empresários ficam um pouco confusos quando perguntam se podem mudar de contador. A contabilidade é uma área-chave do negócio, garantindo que todas as obrigações legais sejam cumpridas, mas que os impostos desnecessários não sejam pagos.

Muitos são de responsabilidade dos contadores, se essa “sociedade” entre empresa e contabilidade não atender às expectativas e obrigações da empresa, há grandes chances de ter problemas com o fisco posteriormente e acabar tendo que desembolsar muito dinheiro para corrigir o descumprimento de algumas obrigações.

Mas não são apenas as autoridades fiscais que são motivos para trocar de contabilidade, outras questões também levam as empresas a troca, como:



• Atendimento ruim;
• Dificuldade de comunicação;
• Não cumprir prazos;
• Uso de ferramentas desatualizadas;
• Falta de iniciativa;
• Falha no acompanhamento das mudanças na legislação.

A escolha de um serviço de contabilidade é uma decisão séria e que pode impactar uma empresa. Porém, se o empresário não estiver satisfeito com o trabalho, existem formas de lidar com a situação.

Como trocar de contabilidade?

Para trocar de contabilidade com tranquilidade e sem constrangimento, a empresa deve: 

Verificar o contrato atual

A primeira coisa a fazer ao considerar mudar de contador é revisar seu contrato de serviço atual. Alguns profissionais e empresas utilizam cláusulas que preveem penalidades em caso de rescisão contratual ou obrigação de aviso prévio.

É preciso ficar atento a esse e outros pontos do documento para evitar problemas jurídicos posteriores por descumprimento do acordo mesmo que o atual serviço de contabilidade deixe pendências no contrato.

Consultar pendências

Verifique se há pendências que seu atual contador deixou passar ou situações que ainda estão em processo de resolução, como parcelamento de dívidas municipais, estaduais e federais.

Uma dica é analisar documentos com até 5 anos para verificar se há erros ou pendências que ainda possam afetar sua empresa. Dá trabalho, mas é necessário: assim você evita surpresas durante o processo de alteração de conta.

Mas é importante lembrar: Mesmo após a mudança, todos e quaisquer erros anteriores ainda são de responsabilidade do departamento de contabilidade que funcionava na época.

Comunique-se com a contabilidade atual

É necessário formalizar a decisão por e-mail ou carta registrada no correio e comunicar ao atual serviço de contabilidade que você será demitido do emprego. Este contato deve claramente:

• Pedido de rescisão do contrato;
• Data final para o fim do serviço - isso geralmente pode ser definido em até 30 dias após o pedido.
• São necessários todos os documentos (físicos e digitais), senhas e logins do atual contador;
• Solicitar relatório de situação cadastral para verificar se há mais pendências em diferentes áreas do governo;
• Solicitar o envio de todos os documentos ao profissional/empresa que assumirá a contabilidade após o encerramento oficial do contrato.

No momento da troca de contador é importante formalizar a data de término do contrato no final do mês do cancelamento do contrato, para que os novos serviços contábeis comecem a funcionar no período seguinte.

Contrate uma nova contabilidade

Assim que o processo de troca de contadores começar, você já deve estar procurando novos profissionais ou serviços de contabilidade. Embora ainda seja impossível liberar algo oficialmente até que o contrato com o antigo fornecedor termine, é possível verificar suas possibilidades e as necessidades de sua empresa em termos de contabilidade.

Outras dúvidas sobre o processo de troca contábil podem ser resolvidas por um serviço de contabilidade recém-contratado que será seu novo parceiro.

Emissão da carta de cancelamento

A emissão da carta de cancelamento é crucial, pois determina os termos de rescisão de serviço com o ex-contador. Dá segurança para ambas as partes: o contratante, pois pode exigir a quitação de todos os documentos em poder do contador e eventuais tributos de sua responsabilidade. E para o antigo contador, a partir de certo dia, após cumprir todas as obrigações, ele deixa de ser responsável por determinada empresa.

Existem muitos modelos disponíveis, desde os mais simples aos mais complexos para cancelamentos de casos específicos. Uma vez tomada a decisão de mudança, forneça a documentação e acorde um período de transição com o contador com base na cláusula de rescisão do contrato.

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